1. Wie is verantwoordelijk?
Scenius Software Engineering B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring wordt beschreven.
Kalverstraat 72
5642 CJ Eindhoven, Nederland
E-mail: contact@scenius.nl
Telefoon: 040 36 90 149
Deze verklaring geldt voor scenius.nl en voor contact met Scenius over onze dienstverlening. Voor sollicitaties via Homerun geldt ook de privacy-informatie die bij het sollicitatieproces wordt aangeboden. Voor persoonsgegevens die wij uitsluitend in opdracht van een klant verwerken, bepaalt die klant het doel van de verwerking en geldt diens privacyverklaring.
2. Welke gegevens gebruiken we, en waarom?
Contact en aanvragen
Als je ons mailt, belt of een formulier invult, verwerken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer als je dat opgeeft, en de inhoud van je bericht. Als je namens een organisatie contact opneemt, verwerken we ook de zakelijke gegevens die je deelt. We gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden, een afspraak te maken, een offerte voor te bereiden en afspraken met je uit te voeren.
Vraag je zelf om een offerte of overeenkomst, dan is de grondslag het nemen van stappen vóór het sluiten van een overeenkomst of de uitvoering daarvan. Bij algemene vragen en contact met medewerkers van klanten is de grondslag ons gerechtvaardigde belang om vragen te beantwoorden en zakelijke relaties te onderhouden. We wegen daarbij je privacybelangen mee.
Website en beveiliging
Bij een bezoek ontvangen onze hosting- en technische dienstverleners gegevens zoals je IP-adres, browser- en apparaatgegevens, opgevraagde pagina of bestand en het tijdstip van de aanvraag. Deze gegevens zijn nodig om de website te leveren, storingen te onderzoeken en misbruik te voorkomen. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij een goed werkende en veilige website.
Sollicitaties
Onze vacatures en sollicitatieprocedure lopen via Homerun. Wanneer je solliciteert, verwerken we de contactgegevens, het cv, de motivatie en andere informatie die je bij je sollicitatie verstrekt om je sollicitatie te beoordelen en hierover met je te communiceren. Dit gebeurt om op jouw verzoek stappen te nemen vóór een mogelijke arbeidsovereenkomst. De aanvullende informatie over sollicitatiegegevens en de bewaartermijnen vind je bij het sollicitatieproces via Werken bij Scenius. Scenius blijft verantwoordelijk voor de sollicitatiegegevens; Homerun ondersteunt ons als dienstverlener.
Wettelijke verplichtingen
Voor zover een wettelijke verplichting dat vereist, gebruiken en bewaren we relevante gegevens voor onze administratie of om te reageren op een rechtmatig verzoek van een bevoegde instantie. De grondslag is het voldoen aan die wettelijke verplichting.
Het verstrekken van contactgegevens is vrijwillig. Zonder de gegevens die nodig zijn om je vraag te beantwoorden of je aanvraag te behandelen, kunnen we dat mogelijk niet doen. Deel geen BSN, kopie van je identiteitsbewijs, medische gegevens of andere gevoelige informatie in een algemeen contactformulier.
3. Cookies en externe diensten
Scenius gebruikt op scenius.nl momenteel geen analytics of advertentietracking en verstuurt geen nieuwsbrieven. Je wordt door het invullen van een contactformulier niet aangemeld voor marketing.
De website gebruikt functionele browseropslag. Zo onthoudt hide-nav-banner in sessionStorage of je de navigatiebanner hebt gesloten. Die instelling geldt voor de browsersessie en wordt niet gebruikt om je over websites heen te volgen. Je kunt browseropslag en cookies verwijderen via je browserinstellingen.
De website draait op Webflow. Voor lettertypen en websitefuncties worden ook bestanden geladen van Google Fonts/Google Hosted Libraries, jsDelivr en cdnjs. De vacatureweergave wordt geladen via Homerun. Bij het laden van deze bestanden ontvangen die diensten onder meer je IP-adres en technische verzoekgegevens. Dat is een verbinding met een externe dienst, ook als er geen analyticscookie wordt geplaatst.
Op afzonderlijke sollicitatiepagina’s van Homerun gelden de cookie-informatie en instellingen die daar worden getoond. Links naar sociale media openen de website van de betreffende aanbieder; daar geldt diens eigen privacyverklaring.
Als we in de toekomst tracking of andere niet-noodzakelijke cookies gaan gebruiken waarvoor toestemming nodig is, vragen we die toestemming vooraf en bieden we een manier om deze weer in te trekken. We passen deze verklaring dan aan.
4. Met wie delen we gegevens?
Gegevens zijn beschikbaar voor de mensen binnen Scenius die ze nodig hebben voor hun werkzaamheden. Daarnaast gebruiken we dienstverleners voor websitehosting en formulieren (Webflow), recruitment (Homerun), e-mail, IT-beheer en de technische diensten die hierboven zijn genoemd. Als een formulier een bestandsupload via Uploadcare aanbiedt, wordt het bestand via die dienst verwerkt.
Voor dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken, zijn afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en verwerking nodig. We delen gegevens verder alleen wanneer dat nodig is om een wettelijke verplichting na te komen of om onze rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. We verkopen je persoonsgegevens niet.
5. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Het gebruik van internationale dienstverleners, waaronder Webflow en sommige technische aanbieders, kan betekenen dat gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, onder meer in de Verenigde Staten. Daar gelden niet altijd dezelfde privacyregels als in Nederland.
Voor dergelijke doorgiften is een geldige grondslag nodig: bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zo nodig met aanvullende beschermingsmaatregelen. Webflow beschrijft zijn afspraken voor internationale doorgiften in het Data Processing Addendum en publiceert een overzicht van subverwerkers. Via contact@scenius.nl kun je informatie of een kopie opvragen van de relevante doorgiftewaarborgen.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
De bewaartermijn hangt af van het doel waarvoor we de gegevens gebruiken:
- Vragen en aanvragen: we bewaren de correspondentie zolang de vraag, offerte of afgesproken opvolging loopt. Na afronding beoordelen we of de gegevens nog nodig zijn voor een lopende klantrelatie, een concrete vervolgafspraak of een geschil. Is dat niet het geval, dan verwijderen we de gegevens. Een eerder contact is op zichzelf geen reden om gegevens onbeperkt te bewaren.
- Klant- en administratieve gegevens: relevante gegevens blijven bewaard voor de uitvoering van onze afspraken en daarna voor zover wettelijke bewaarplichten of de afhandeling van een concreet geschil dat vereisen.
- Sollicitatiegegevens: hiervoor gelden ons recruitmentbeleid en de bewaartermijnen en eventuele toestemmingskeuzes die bij de sollicitatie via Homerun worden vermeld. Deze websiteverklaring stelt geen afwijkende bewaartermijn vast.
- Technische gegevens: deze worden bewaard voor het leveren van de website, het onderzoeken van storingen en het afhandelen van beveiligingsincidenten. Bij de termijn wordt rekening gehouden met het doel van het logbestand en de bewaarinrichting van de betrokken dienstverlener. De hierboven beschreven bannerinstelling blijft alleen tijdens de browsersessie bewaard.
Als gegevens voor een wettelijke verplichting of een geschil langer nodig zijn, beperken we het gebruik tot dat doel. Je kunt ons vragen welke bewaartermijn of welk criterium op jouw gegevens van toepassing is.
7. Hoe beschermen we je gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatig gebruik. De website gebruikt een versleutelde HTTPS-verbinding. Toegang tot persoonsgegevens hoort beperkt te zijn tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben. Vermoed je een beveiligingsprobleem of onzorgvuldige omgang met je gegevens, meld dit dan via contact@scenius.nl.
8. Jouw privacyrechten
Je kunt ons vragen om inzage in je persoonsgegevens, correctie van onjuiste gegevens, verwijdering of beperking van het gebruik. Als de wettelijke voorwaarden daarvoor gelden, kun je gegevens ook in een gangbaar digitaal formaat ontvangen of laten overdragen.
Bij verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang kun je vanwege jouw specifieke situatie bezwaar maken. Als gegevens voor direct marketing worden gebruikt, kun je daar altijd bezwaar tegen maken. Als we gegevens op basis van je toestemming verwerken, kun je die toestemming op ieder moment intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van het gebruik vóór de intrekking.
Stuur je verzoek naar contact@scenius.nl. We reageren in principe binnen één maand. Als een verzoek complex is of je meerdere verzoeken doet, kan de termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. We laten je dat binnen de eerste maand weten, met de reden. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen, maar vragen niet standaard om een volledige kopie van je identiteitsbewijs.
Niet ieder recht geldt in elke situatie. Als we niet aan een verzoek kunnen voldoen, leggen we uit waarom. Je kunt ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Geautomatiseerde besluiten en wijzigingen
We nemen voor de in deze verklaring beschreven website- en contactverwerkingen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor je hebben.
We passen deze privacyverklaring aan wanneer onze dienstverlening of de manier waarop we gegevens verwerken verandert. De nieuwste versie staat op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je aanvullend wanneer dat nodig is.